Plansızlık, erteleme, acelecilik, teknoloji bağımlılığı... Zamanımızı çalan görünmez tuzaklar her yerde! Verimli çalışmak, doğru planlama ve öncelik belirlemekle başlar.

• PLANSIZLIK

Muhtemel Nedenler:

• Erteleme veya oyalanma
• Yetersiz denetim
• Düzensiz çalışma
• Önemsememe
• Yönetme değil, yapmaya eğilimli olmak

Öneriler:

• Planlama, önce zaman alır gibi görünse de sonuçta zaman kazandırır.
• Yaptığınız işler üzerinde değil, aldığınız sonuçlar üzerinde durun.

• ÖNCELİKLERİN BELİRSİZLİĞİ

Muhtemel Nedenler:

• Örgütsel belirsizlik
• Hedeflerin olmaması

Öneriler:

• Hedeflerinizi belirleyin ve grubunuzda uygun gördüğünüz kişilerle istişare edin.

• GEREĞİNDEN FAZLA İŞE DALMAK

Muhtemel Nedenler:

• Her işi bizzat yapmaya çalışmak
• Hayır diyememek
• Koordinasyon eksikliği
• Hedef ve önceliklerin karışıklığı

Öneriler:

• Gücünüzü tespit edin ve kabul edin.
• Her şeyi sizin yapmanız gerekmediğini kabullenin.

• ACELECİLİK

Muhtemel Nedenler:

• Plansızlık
• Sabırsızlık
• Hemen sonuç alma arzusu
• Tepkisel davranma

Öneriler:

• Önemli olan ile acil olanı birbirinden ayırın.
• Zamanın uzatılıp kısaltılamayacağı gerçeğini kabul edin.
• Görevleri delege edin.

• AYRINTIYA DALMAK, YETKİ VERMEMEK

Muhtemel Nedenler:

• Yetersiz ve yeteneksiz astlar
• Yetki devretmemek ama sorumluluk vermek
• İnisiyatifi kaybetme korkusu
• Aşırı merak
• Astlara güvenmemek

Öneriler:

• İnsanlara değer verin.
• Her şeye sahip olma arzusunun bir tür hastalık olduğunu ve isteklerin sonsuz olduğunu düşünün.
• Astlarınıza yetki ve sorumluluk verin; fakat kontrol etmeyi ihmal etmeyin.

• KARARSIZLIK

Muhtemel Nedenler:

• Bilgi eksikliği
• Yanlış bilgi
• Ani kararlar alma
• Güvensizlik
• Hata yapmaktan korkmak
• İnisiyatifi kaybetme korkusu
• En doğruyu bulma arzusu

Öneriler:

• Tecrübe kazanın.
• Doğru ve yanlışın insan eseri olduğunu, olması gerekenle olanın farklı şeyler olduğunu bilin.

• ZİYARETÇİLER

Muhtemel Nedenler:

• Habersiz gelen misafirler
• Plansız ziyaretler
• Aşırı sosyal olmak
• Aşırı hoşgörü

Öneriler:

• Özel işleriniz ile ilişkilerinizi ayırmaya çalışın.
• Hayır demeyi öğrenin.
• Açık kapı politikanızı gözden geçirin.
• Kabul görüşmelerini ayakta veya ofis dışında yapmaya çalışın.
• Odanızın oturma düzenini yeniden organize edin.
•  

• GEREKSİZ TEKNOLOJİ KULLANIMI

Muhtemel Nedenler:

• Dijital bağımlılık
• Sosyal medyada aşırı vakit geçirmek
• Özdenetim eksikliği

Öneriler:

• Mümkünse sekreter kullanın ve onu eğitin.
• Teknolojiyi bilinçli kullanın.
• Telefonu yalnızca bir haberleşme aracı olarak görün, konuşmaları kısa tutun.
• Ayrıntıları ilgili kişiye iletin.
• Verilecek mesajları önceden tasarlayın.

• TOPLANTILAR

Muhtemel Nedenler:

• Gereksiz seyahatler
• Hazırlıksızlık
• Gündem belirsizliği
• Uygunsuz katılımcılar
• Yetersiz yöneticilik
• Kötü iletişim
• Anlatılanları dinlememe

Öneriler:

• Görüşülecek konularla ilgili belgeleri önceden hazırlayın.
• Toplantı gündemini belirleyin.
• Katılımcıları özenle seçin.
• Gereksiz ayrıntılara girmeyin.

• UYGUN OLMAYAN İŞ ORTAMI

Muhtemel Nedenler:

• Odanın fiziki yapısındaki yetersizlik
• Dağınık masa ve ofis düzeni
• Pano kullanımındaki eksiklik

Öneriler:

• Odaların yapısı detaylı şekilde düşünülmeli, mevkiye göre düzenleme yapılmalıdır.
• Gereksiz eşyalar odadan çıkarılmalıdır.
• Oda düzeni tertipli olmalıdır. Haftalık olarak evrak düzenlemesi yapılabilir.

Genel Değerlendirme

Zaman tuzaklarını azaltmak için, yapılacak işlerin planlanması ve önceliklerin belirlenmesi gerekir. Bir etkinliğin önemi, getirdiği sonuçla doğru orantılıdır. Eğer bir etkinlik sizi temel ilkelerinize, bu ilkeler üzerine kurulu değerlerinize ve yaşam felsefenize ulaştırıyorsa, onun önem derecesi doğal olarak artar.

MUTTALİP HASDEMİR - EĞİTİM YÖNETİCİSİ